Momentos de economia conturbada, como esta que atravessamos e outras que já enfrentamos, desencadeiam momentos de pânico e incertezas em toda a sociedade, especialmente entre empresários donos de micro, pequenos e médios negócios.
Ausência abrupta de consumidores, queda nas vendas e faturamento, mudanças repentinas de normas e leis em muitos setores. São muito fatores na mesa para o empresário focar no que realmente interessa para seus negócios, como as soluções dos problemas e busca por saídas para superar as dificuldades.
Este é o cenário chamado de gerenciamento de crise. Um termo pouco usual entre os pequenos empresários. É preciso ter muita calma em momentos como este, pois as soluções podem estar mais próximas – ou menos traumáticas – do que imaginamos.
Especialmente na área contábil, responsável pelo acompanhamento de fluxo de caixa, da saúde das empresas, nas mudanças de leis e na busca das melhores alternativas a serem adotadas, com base em dados e não somente em decisões do calor do momento
Para ajudá-los neste processo, a Contmais Assessoria Contábil preparou um pequeno manual de gerenciamento de crise. Neles trazemos dicas importantes e como ter calma neste instante para a tomada de decisões corretas e manter o seu negócio vivo e pronto para a retomada.
1 – ENTENDA A CRISE QUE VOCÊ ESTÁ ENFRENTANDO
Você precisa saber exatamente qual tipo de crise está enfrentando e de que forma ela vai impactar a sua rotina. Neste momento estamos lidando com as ameaças do Coronavírus (COVID–19), que está mexendo com a vida do mundo todo.
Dedique um tempo para identificar o cenário atual e as conseqüências para o seu negócio. Esta atitude ajuda a reduzir o estresse e direciona a energia para os locais certos com medidas eficazes.
Podemos citar setores como recursos humanos, afinal sua empresa é composta por pessoas e elas são diretamente afetadas por esse vírus. Setor financeiro, fiscal e tributário, compra e venda, entre outros.
Tendo essa visão clara, o próximo passo é descobrir quais ações são cabíveis para sua empresa.
2 – CUIDE DOS SEUS COLABORADORES
Pode parecer óbvio, mas cuidar de seus colaboradores é vital e o mais importante em um momento de crise. Estamos falando de vidas e se você pode contribuir para a integridade física e mental de alguém, esse é seu papel, não só como empresário, mas principalmente como ser humano.
Segundo porque são seus funcionários que fazem a roda da sua empresa girar. Você depende do trabalho de cada um para manter tudo funcionando. Sendo assim, eles precisam estar saudáveis e disponíveis para executarem suas tarefas.
Quando falamos de uma crise que envolve riscos à saúde, lidar com colaboradores se torna ainda mais desafiador, já que cada um reage de formas diferentes diante do mesmo cenário. Então, a primeira coisa a se fazer é acalmar a sua equipe, mostrar que existe uma real preocupação com cada um deles e que medidas serão tomadas para protegê-los.
Neste caso específico da COVID-19 algumas sugestões são:
- Informe os colaboradores com as notícias reais, através de e-mails e rede sociais internas. Elas são muito mais confiáveis e seguras e um forte aliado às chamadas Fake News;
- Invista na comunicação interna, intranet, cartazes colados, informação boca a boca, treinamentos e reuniões e ofereça um canal (ou pessoa) de escuta e para tirar dúvidas;
- Disponibilize insumos possíveis como álcool em gel 70% no ambiente de trabalho, máscara, luvas, entre outros (enquanto ainda tiverem funcionários trabalhando nos locais);
Redobre os cuidados com a limpeza
Aja imediatamente quando houver casos confirmados ou suspeitos na equipe;
Monte uma equipe de emergência: Segundo pesquisas da Gartner (empresa de consultoria), as organizações também precisam lidar com a falta de pessoal para manter as operações básicas, para isso é preciso conduzir um planejamento da força de trabalho para avaliar riscos e solucionar as lacunas de pessoal, identificando áreas de serviço mais comprometidas.
3 – FAÇA UM DIAGNÓSTICO GERAL DA EMPRESA (CONSULTORIA)
Avalie a situação financeira da sua empresa. Você deve rever as suas atuais condições financeiras, pois com tantas oscilações econômicas, como queda da Bolsa, aumento do dólar e vários outros acontecimentos presentes, não se tem previsão do impacto que o coronavírus terá na economia global. Pelo menos, não até o momento.
Não existe ainda uma previsão da repercussão na economia mundial, por isso os empresários devem se perguntar: Qual é a liquidez financeira que eu tenho para suportar ou atravessar esse período que virá à frente? Eu tenho caixa suficiente para os próximos meses até o quadro do vírus se estabilizar? Irei precisar de linha de crédito? Preciso demitir alguém ou consigo manter o meu quadro de funcionários?
Com esse cenário bem claro, fica mais fácil a tomada de decisões. Você irá poupar desespero e vai evitar erros que impactam o hoje e, principalmente, o amanhã. E é pra isso que é de suma importância contar com uma consultoria de alta performance para te auxiliar nos caminhos que devem ser seguidos.
4 – LEVANTAMENTO DE IMPOSTOS E TRIBUTOS (Planejamento Tributário e Fiscal)
Sabemos que fazer um diagnóstico desse porte, neste momento de caos que você, sua empresa e seus funcionários estão vivendo, pode parecer impossível e inviável, mas é exatamente isso que pode determinar o futuro do seu negócio, quando a crise passar.
Para evitar erros e poupar o seu dinheiro e desgaste psicológico o ideal é investir em uma assessoria contábil. Ela disponibiliza profissionais qualificados que te ajudarão a superar as incertezas desse momento, principalmente quando falamos de assuntos tão específicos como obrigações fiscais e tributárias.
“São elas que poderão te informar sobre adiamentos de pagamentos de impostos, quais são eles e se seu regime tributário se encaixa nas medidas aprovadas, possíveis incentivos fiscais e tributários, além de te proteger das inúmeras fake news, por exemplo.
Por isso, é de total importância que você tenha, principalmente nesse momento, um respaldo profissional.
Já que vivemos em um momento cercados de notícias vindas de todos os lados e é humanamente impossível absorver tudo. Sabemos que o que você quer é saber como proteger sua família, seus funcionários, clientes e sua empresa. Exatamente por esse motivo, o melhor a fazer é delegar para quem realmente pode te ajudar, sendo um braço de todo esse processo.
NA PRÁTICA
Veja alguns exemplos na prática do trabalho que a contabilidade pode realizar na sua empresa para gerir a crise que estamos enfrentando:
Evitar multas desnecessárias
Com as mudanças na economia, o governo acaba mudando as datas de pagamento de alguns tributos. Porém, essas datas variam e existem algumas peculiaridades que dependem do ramo de atividade da empresa. Para evitar pagar multas desnecessárias, o contador pode programar o pagamento de forma planejada e controlada.
Reforço no fluxo de caixa
Em períodos de turbulência na economia, as soluções podem estar dentro dos registros da própria empresa. Exemplo disso é o fluxo de caixa, ação que permite à empresa analisar em que estado anda sua movimentação financeira naquele período e verificar quais são as necessidades do capital de giro (principalmente em relação à inadimplência dos clientes).
Com base nessas informações, o gestor pode tomar decisões sobre o planejamento comercial, novos posicionamentos, estratégias e demais posicionamentos sobre o negócio da empresa.
O papel do contador se faz ainda mais importante em um momento de crise econômica, pois é o seu trabalho que trará as bases que os clientes precisam para se apoiar para conseguir manter seus empreendimentos saudáveis — e atravessar de cabeça erguida o cenário de dificuldades.” – Trecho do artigo Como uma contabilidade te ajuda na gestão de crise.
5 – APROXIME-SE DE SEUS FORNECEDORES E CLIENTES (Gestão de Lojas)
Outro ponto que preocupa bastante os empresários é a questão da falta de fornecimento de produtos, por isso, uma dica é chamar seus fornecedores para uma conversa sincera e tentarem juntos buscar soluções. É o momento de estreitar os laços e trabalharem em prol de um bem maior.
Seus clientes também precisam de transparência e suporte nesse momento. Invista na comunicação e informação, já que a tendência é que o medo da escassez de produtos tome conta e gere um consumo desenfreado de itens básicos, por exemplo. Tente mantê-los informados sobre a disponibilidade e reabastecimento de mercadorias com o objetivo de acalmar e organizar o fluxo do consumo.
6 – TENHA CALMA
E por fim, fique calmo. Como todas as crises que já enfrentamos, essa terá começo, meio e fim. Logo tudo irá passar e aos poucos a rotina da sua vida pessoal e da sua empresa voltará ao normal.
